Τα τελευταία χρόνια έχουμε κάνει πολλές βελτιώσεις σχετικές με τους mail servers μας, τόσο για τα εισερχόμενα όσο και για τα εξερχόμενα μηνύματα.

Τα εισερχόμενα μηνύματα ελέγχονται για το εάν είναι spam με ένα σύστημα το οποίο στηρίζεται σε διάφορες τεχνικές, όπως η στατιστική ανάλυση των φράσεων που χρησιμοποιούνται συχνά σε spam μηνύματα, έλεγχος της IP του mail server του αποστολέα και των συνδέσμων που περιλαμβάνονται στα μηνύματα σε blacklists, έλεγχος των εγγραφών SPF/DKIM/DMARC, κλπ.

Όσα μηνύματα έχουν spam score μεγαλύτερο από 15 τότε μπλοκάρονται και δεν παραλαμβάνονται ενώ όσα μηνύματα έχουν spam score μεταξύ 6 και 15 τότε μεταφέρονται αυτόματα στον φάκελο Junk. Εάν εντοπιστεί σε ένα μήνυμα ιός τότε απορρίπτεται και δεν παραλαμβάνεται στο mailbox του χρήστη. Για τα μηνύματα που έχουν spam score μεγαλύτερο από 4 γίνεται greylisting, δηλαδή το μήνυμα δεν περιλαμβάνεται προσωρινά αλλά περιμένουμε ο mail server του αποστολέα να το στείλει ξανά μετά από 5 λεπτά.

Το φίλτρο μπορεί να εκπαιδευτεί περαιτέρω από τους ίδιους τους χρήστες μεταφέροντας όσα μηνύματα είναι spam από το φάκελο Inbox στον φάκελο Junk και όσα δεν είναι spam από το φάκελο Junk στον φάκελο Inbox.

Τέλος όσοι χρήστες δεν επιθυμούν το φιλτράρισμα των εισερχόμενων μηνυμάτων, μπορούν να επικοινωνήσουν με το τμήμα τεχνικής υποστήριξης ώστε να αφαιρέσουμε τα mailbox τους από το φίλτρο.

Τα εξερχόμενα μηνύματα προωθούνται σε δύο διαφορετικούς SMTP που βρίσκονται σε ξεχωριστά datacenters που θα κάνουν και την τελική παράδοση των μηνυμάτων στους παραλήπτες.

Όλα τα μηνύματα που στέλνονται από τους servers μας ελέγχονται για spam και ιούς.

Ο κάθε SMTP έχει δύο διαφορετικές IP (relay1, relay2, relay3, relay4) που χρησιμοποιούνται για αποστολή των μηνυμάτων που είναι καθαρά (spam score μεταξύ -15 και 6) και που στέλνονται από το webmail, από mail client στον υπολογιστή του χρήστη καθώς και από τις ιστοσελίδες που φιλοξενούνται στους servers μας. Σε περίπτωση που για κάποιο λόγο ο mail server του παραλήπτη δεν δέχεται κάποιο e-mail και έχουμε soft bounce, τότε γίνεται αυτόματα ανά διαστήματα προσπάθεια για παράδοση από άλλη IP.

Ο κάθε SMTP έχει και από μια IP (forwarder1, forwarder2) που χρησιμοποιείται στις περιπτώσεις που έχει γίνει ρύθμιση μέσω cretapanel ή μέσω φίλτρων στο webmail για να προωθούνται τα εισερχόμενα μηνύματα σε άλλους εξωτερικούς παρόχους, για παράδειγμα σε λογαριασμούς gmail, hotmail, yahoo, κλπ.

Τα μηνύματα που έχουν spam score μεγαλύτερο του 15 μπλοκάρονται και δεν στέλνονται.

Κάθε 5 λεπτά γίνεται αυτόματα έλεγχος στις IP των SMTP μας για το εάν κάποια IP υπάρχει σε blacklist. Εάν για κάποιο λόγο μπει κάποια IP σε blacklist τότε ενημερωνόμαστε άμεσα με e-mail. Σε αυτή τη περίπτωση λόγω του ότι έχουμε πολλαπλές IP μπορούμε να απενεργοποιήσουμε κάποια προσωρινά μέχρι να λυθεί το πρόβλημα με τη συγκεκριμένη blacklist.

Επίσης μια φορά την ημέρα γίνεται αυτόματος έλεγχος στους πιο γνωστούς παρόχους και εάν διαπιστώσουμε κάποιο πρόβλημα στην παράδοση των μηνυμάτων τότε δρομολογούμε τα εξερχόμενα μηνύματα από άλλες IP.